База гостей и импорт

Гость появляется в базе, когда запускает вашего бота и регистрируется. Если гости у вас уже есть в другой системе, например в iiko или в таблице, их можно загрузить файлом: балансы бонусов сохранятся, а сами гости подключатся к боту по персональной ссылке.

Список гостей

Клиенты → Все клиенты. Сверху сводка: сколько всего гостей, общий баланс бонусов, сколько новых за месяц. Ниже таблица с поиском по имени и телефону и фильтром по боту.

Галочка в колонке TG значит, что гость подключил Telegram и получает сообщения бота.

Нажмите на гостя, чтобы открыть карточку: контакты, дата рождения, уровень и баланс, история начислений и чеки с кассы. В карточке можно добавлять гостю теги, например «vip» или «аллергия на орехи». По тегам потом удобно отбирать гостей для рассылки.

Ваши сотрудники, которые тоже зарегистрировались в боте, отмечены в списке бейджем «Сотрудник». В рассылки, сегменты и аналитику они не попадают.

Баллы вручную

Начислить или списать баллы гостю из панели нельзя. Баллы начисляются по чекам через кассу, подробнее в статье Программа лояльности.

Импорт базы

Перед началом

• Подготовьте файл CSV или Excel (.xlsx) до 20 МБ. Обязательна колонка с телефоном. Остальное по желанию: имя, фамилия, дата рождения, город, e-mail, баланс бонусов, дата регистрации, теги.
• Телефоны принимаются только российские: +7…, 8…, 7… или 10 цифр. Строки с иностранными номерами попадут в ошибки.
• Если в файле есть бонусы, к боту должна быть привязана программа лояльности. Без неё импорт с бонусами не пройдёт.

Шаги

1. Откройте мастер импорта

   Клиенты → Все клиенты → Импорт базы.

   

   Семь шагов. Пока вы не нажали «Импортировать» на последнем, в базе ничего не меняется.

2. Выберите источник и загрузите файл

   iiko, если это выгрузка гостей из iikoCard или iikoWeb: колонки подставятся сами. Свой файл для любой другой таблицы.

3. Выберите бота

   Гости привязываются к одному боту. Если у вас несколько ботов, один и тот же человек в двух ботах будет двумя разными гостями со своими балансами.

4. Сопоставьте колонки

   Мастер угадывает колонки по заголовкам. Проверьте и поправьте вручную то, что он не узнал. Даты читаются в порядке «день, месяц, год»: 31.12.1990, 31/12/1990 или 1990-12-31.

5. Решите, что делать с совпадениями

   Совпадение ищется по телефону среди гостей выбранного бота.

   • Бонусы: оставить текущий баланс (так по умолчанию), сложить с балансом из файла или заменить им. Если колонки с бонусами нет, можно начислить каждому новому гостю одинаковую сумму, например приветственные 200 баллов.
   • Данные: дозаполнить только пустые поля (по умолчанию) или перезаписать всё.

   Теги из файла всегда добавляются к уже имеющимся.

6. Проверьте предпросмотр

   Мастер покажет, сколько гостей создастся, сколько обновится и какие строки с ошибками, с номером строки и причиной. Отметьте «Подтверждаю, что имею право передавать данные этих гостей» и нажмите Импортировать.

7. Раздайте ссылки-приглашения

   На шаге Результат скачайте файл с персональными ссылками на бота для гостей без Telegram. Отправьте их по SMS или в мессенджере: гость переходит по ссылке, запускает бота, и его баланс из файла уже на месте. Приветственный бонус такому гостю второй раз не начисляется.

Без Telegram рассылки не доходят

Загруженный гость получает сообщения бота только после того, как сам запустит бота. До этого он есть в базе, но рассылки и напоминания до него не дойдут.

Файл до 5000 строк обрабатывается сразу, большой загружается в фоне. Ход виден в История импортов в правом верхнем углу мастера.

Отмена импорта

Импорт можно отменить в течение 24 часов после завершения: История импортов → Отменить в строке нужной загрузки. Новые гости, которые ещё ничего не делали в боте, удалятся. У обновлённых вернутся прежние данные. Загруженные бонусы снимутся, но если гость их уже потратил, потраченное вернуть нельзя.

Экспорт данных

Клиенты → Все клиенты → Экспорт. Три файла CSV, которые открываются в Excel:

• Гости: вся база с контактами, балансами, тегами и числом визитов. Этот файл можно загрузить обратно через импорт.
• Начисления баллов за выбранный период.
• Чеки из кассы с позициями и суммами, чтобы сверить расхождения с кассой.

Частые ситуации

Загрузил тот же файл второй раз

С настройками по умолчанию ничего страшного: балансы совпавших гостей останутся прежними, дозаполнятся только пустые поля. Если на шаге совпадений выбрать «сложить», бонусы удвоятся. В этом случае отмените второй импорт.

Часть строк ушла в ошибки

Чаще всего это телефон в иностранном формате, дата в порядке «месяц, день» или отрицательный баланс. Исправьте строки в файле и загрузите только их.

Гость говорит, что его баланс пропал

Проверьте, тот ли это бот. Балансы в разных ботах не объединяются: гость мог перейти по ссылке другого вашего бота.

Что дальше

• Сегменты гостей: разделить базу на группы.
• Рассылки: написать гостям.